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Pasos para elaborar un plan de gestión

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Para llevar a cabo la gestión de tu negocio, cualquiera sea las características que tenga la empresa, siempre debes realizar cuatro pasos: Planificar, organizar, dirigir y controlar. Estas actividades se desarrollan en el orden mencionado, pero normalmente se desarrollan también en forma casi simultánea. Para ejecutarlas debes responder algunas preguntas claves.

PLANIFICAR


En primer lugar define el objetivo de tu negocio, es decir la Visión y Misión.

  • La Misión es el negocio, define lo que es la empresa, para qué existe.
  • La Visión plantea el sueño alcanzable, dónde quiere estar la empresa en el futuro.
  • Luego define las ventajas y desventajas de tu negocio: Teniendo en claro lo que es tu negocio y dónde quieres llegar con él, debes examinar con qué cuentas y lo que te falta. Una herramienta posible es construir un análisis FODA, es decir, identificar Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas.

    Finalmente establece qué quieres lograr: Después de analizar el FODA, puedes proyectar los objetivos concretos en el Plan Comercial. Para cada objetivo debes establecer una forma de medir su cumplimiento, es decir, un indicador.

    ORGANIZAR

    Cómo lo harás: Elabora un listado completo de las acciones que deben realizarse para cumplir con los objetivos planteados, sobre la base de todas las definiciones establecidas en la planificación. Si es necesario definir procesos, debes ponerlo por escrito en forma simple y comprensiva.

    Cuándo lo harás: Ordena las acciones por orden cronológico.

    Qué necesitas para hacerlo: Identifica los recursos necesarios: dinero, horas de trabajo, máquinas, herramientas, autorizaciones, permisos, etc.

    DIRIGIR

    Esta fase es de ejecución, es decir, de llevar a cabo las acciones planificadas utilizando los recursos asignados, delegando lo que esté previsto y coordinando a las personas y procesos. En esta etapa es esencial tu capacidad de liderazgo para determinar además qué informes o antecedentes consideras para tomar tus decisiones.

    CONTROLAR

    Cómo va encaminado el negocio: Se deben hacer mediciones frecuentes, para comparar lo real con lo presupuestado.

    Qué acciones de mejora puedes tomar: En función de los resultados reales versus lo presupuestado, decide acciones que te permitan fortalecer lo que va bien y corregir lo que va mal.

    CONTROLANDO LA GESTIÓN

    El control de gestión puede definirse como: “Sistema de administración que permite el seguimiento integral de las acciones que se planean y ejecutan; determina el avance periódico de las mismas, a fin de ejercer acciones de retroalimentación y correctivas en caso de incumplimiento o desviación”.

    Para controlar la gestión de tu negocio debes tener claro dónde quieres estar, cuáles son los logros que en un período de tiempo quieres alcanzar y cuáles son tus opciones estratégicas fundamentales.

    Si para conducir un vehículo utilizas un tablero que otorga información de velocidad, temperatura, batería, luces, etc., de la misma forma debes conducir tu negocio con un “tablero” de mediciones (indicadores) que orienten las decisiones cotidianas y de largo plazo.


    Para que el control de gestión sea eficiente, debe cumplir con algunos requisitos:

  • Anticipa los cambios del entorno y su impacto en la empresa.
  • Promueve el autocontrol de las personas mientras actúan y toman decisiones, pues garantiza la motivación y la identificación con los objetivos de la empresa.
  • Es complementado con un análisis formalizado de los resultados de la gestión interna.
  • Es realizado por la alta dirección y por todos y cada uno de los componentes de la organización.
  • Se adapta a la cultura de la empresa y a las personas.
  • No es realizado a posteriori, sino que es un ejercicio permanente de adaptación de la organización al entorno.
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