Cómo construir un sistema de medición y control

Un sistema de medición puede ser definido como una serie de acciones orientadas a medir, evaluar, ajustar y regular las actividades de una empresa. Podría decirse que el objetivo de los sistemas de medición es aportar a la empresa un camino correcto para que ésta logre cumplir con las metas establecidas. Todo sistema de medición debe satisfacer los siguientes objetivos.

Objetivos del sistema de medición

• Comunicar la estrategia
• Comunicar las metas
• Identificar problemas y oportunidades
• Diagnosticar problemas
• Entender procesos
• Definir responsabilidades
• Mejorar el control de la empresa
• Identificar iniciativas y acciones necesarias
• Medir comportamientos
• Facilitar la delegación en las personas
• Integrar la compensación con la actuación

La razón de ser de un sistema de medición comunicar, entender , orientar y compensar la ejecución de las estrategias, acciones y resultados de la empresa. Para controlar la gestión, debes definir un sistema que sea propio de tu negocio. Para ello debes responder a las siguientes preguntas:

¿Qué vas a controlar?

Define el tema que quieres manejar bajo control por ser estratégico, por ejemplo: facturación mensual, cantidad de inventarios de materia prima, número de artículos vendidos, costos variables, etc. Cada objetivo debería tener un indicador asociado, para evaluar si lo alcanzas o no.

¿Cómo?

Define el indicador que te entregará la información. Considera los datos que necesitas y la forma de obtener dichos datos. Un indicador siempre es una fórmula, es decir, dos datos o más que se dividen o multiplican.

¿Cuándo?

Define la periodicidad de medición, es decir, cada cuánto tiempo harás un control. Este período puede ser diario, semanal, mensual, anual, etc. y dependerá del ítem que estás midiendo. Por ejemplo, la facturación podría controlarse semanalmente, pero los inventarios una vez al mes.

¿Quién lo controla?

Asigna la responsabilidad de obtener el dato a una persona que debe cerciorarse de tener toda la información y de que ésta sea veraz. Puede ser tu contador, un ayudante o tú mismo.

¿Cuál es la meta o valor esperado?

Define valores esperados para cada indicador, de tal forma de saber cuándo hay buenas noticias o malas noticias. Se objetivo, no muy optimista, tampoco pesimista, más bien, equilibrado.

¿Qué harás con los resultados?

Esta es la parte más importante del proceso: define quién tomará las acciones necesarias para que se cumplan las metas definidas en los indicadores. Todas las mediciones adquieren sentido porque te ayudan a tomar decisiones de acción bien fundamentadas. Este es el fin de todo el sistema de control.

¿Es necesario hacer registros?

Definitivamente sí. El tener por escrito los indicadores nos recuerda a todos los que trabajamos en una empresa, cuál es la meta a la cual debemos llegar. Los registros de lo que sucede en el tiempo, nos entrega información de aciertos y errores, que nos ayudarán a tomar mejores decisiones para el futuro.

Para comenzar un sistema de control de gestión, ten en cuenta algunas recomendaciones prácticas:

• Define pocos indicadores, tómate un tiempo para aprender bien el sistema, luego puedes ir agregando más indicadores.
• Para cada tema o área de medición (por ejemplo, ventas, inventario, producción, etc.) define un indicador que sea “integral”, es decir, que al medirlo te entregue información global del área que quieres monitorear.
• Asegúrate de tener información fidedigna y oportuna.
• Si te faltan datos, comienza por crear los registros necesarios.

Un buen sistema de gestión, que incluya medición y control, debe estar orientado al futuro, considerar las dimensiones significativas de una actividad con objetivos múltiples. Ten en cuenta que un mayor control y seguimiento de la gestión no siempre es económicamente deseable.